Canllawiau

Gohebu â CThEF drwy e-bost

Diweddarwyd 26 October 2023

© Hawlfraint y Goron 2023

Mae'r cyhoeddiad hwn wedi'i drwyddedu o dan delerau Trwydded Agored y Llywodraeth v3.0 ac eithrio ble nodir yn wahanol. I weld y drwydded hon, ewch i nationalarchives.gov.uk/doc/open-government-licence/version/3 neu ysgrifennwch at y Tîm Polisi Gwybodaeth, Yr Archifau Gwladol, Kew, Llundain TW9 4DU, neu anfonwch e-bost at: psi@nationalarchives.gov.uk.

Lle byddwn wedi nodi unrhyw wybodaeth am hawlfraint trydydd parti, bydd angen i chi gael caniatâd gan ddeiliaid yr hawlfraint dan sylw.

Mae'r cyhoeddiad hwn ar gael yn https://www.gov.uk/government/publications/corresponding-with-hmrc-by-email-ccfs72/1c2ac06b-0846-4e1b-8b02-4a3bc259b937

Defnyddiwch yr wybodaeth ganlynol i benderfynu a ydych am ddelio â ni drwy e-bost. Mae diogelu gwybodaeth bersonol yn rhywbeth yr ydym yn ei gymryd o ddifrif. Nid yw anfon e-byst yn hollol ddiogel, felly mae’n bwysig iawn eich bod yn deall y risgiau cyn i chi anfon e-bost atom. Ni fyddwn yn delio â chi drwy e-bost oni bai eich bod yn rhoi gwybod i ni eich bod yn derbyn y risgiau o wneud hynny.

Ynglŷn â’r risgiau

Mae’r prif risgiau, sy’n gysylltiedig â defnyddio e-byst sy’n ymwneud â CThEF, fel a ganlyn:

  • cyfrinachedd a phreifatrwydd — mae risg y gallai e-byst a anfonir dros y rhyngrwyd gael eu rhyng-gipio

  • cadarnhau pwy ydych chi — mae’n hanfodol ein bod yn cyfathrebu â chysylltiadau dilys yn eu cyfeiriadau e-bost cywir yn unig

  • nid oes sicrwydd bod e-bost a geir dros rwydwaith anniogel, fel y rhyngrwyd, heb gael ei newid ar y ffordd

  • gallai atodiadau gynnwys feirws neu god maleisus

Sut y gallwn leihau’r risgiau

Byddwn yn gwneud gwybodaeth yn llai sensitif, er enghraifft drwy ddefnyddio rhan o gyfeirnod unigryw yn unig. Gallwn hefyd ddefnyddio amgryptio. Rydym yn hapus i drafod sut y gallech wneud yr un peth ond dal i roi’r wybodaeth sydd ei hangen arnom.

Os nad ydych yn dymuno defnyddio e-bost

Efallai y byddai’n well gennych i ni beidio ag ateb eich ymholiad drwy e-bost, er enghraifft oherwydd bod gan bobl eraill fynediad at eich cyfrif e-bost. Os felly, rydym yn hapus i ateb mewn ffordd arall. Byddwn yn cytuno hyn â chi naill ai dros y ffôn neu ar bapur drwy’r post.

Os ydych yn dymuno defnyddio e-bost

Os hoffech i CThEF ddefnyddio e-bost fel un o’i ddulliau o gysylltu â chi, bydd angen i chi gadarnhau’r canlynol yn ysgrifenedig drwy’r post neu drwy e-bost:

  • rydych yn deall ac yn derbyn y risgiau o ddefnyddio e-bost

  • rydych yn fodlon i wybodaeth ariannol gael ei hanfon drwy e-bost

  • gellir defnyddio atodiadau

Os mai chi yw’r asiant neu’r cynrychiolydd awdurdodedig, bydd angen i chi gadarnhau’n ysgrifenedig drwy’r post neu drwy e-bost fod eich cleient yn deall ac yn derbyn y risgiau.

Bydd angen i chi wneud y canlynol hefyd:

  • anfon enwau a chyfeiriadau e-bost yr holl bobl yr hoffech i ni gyfathrebu â nhw drwy e-bost — er enghraifft, chi eich hun, eich staff, eich cynrychiolydd, eich asiant

  • cadarnhau eich bod wedi sicrhau nad yw’ch hidlwyr post sothach wedi’u gosod i wrthod a/neu ddileu e-byst CThEF yn awtomatig

Sut rydym yn defnyddio’ch cytundeb

Cedwir eich cadarnhad yn ein cofnodion, a bydd yn gymwys i ohebiaeth e-bost yn y dyfodol. Byddwn yn adolygu’r cytundeb yn rheolaidd i wneud yn siŵr nad oes unrhyw newidiadau.

Optio allan

Gallwch ddewis peidio â defnyddio e-bost ar unrhyw adeg drwy roi gwybod i ni.

Rhagor o wybodaeth

Mae rhagor o wybodaeth am bolisi preifatrwydd CThEF ar gael. Ewch i www.gov.uk a chwilio am ‘HMRC Privacy Notice’.

Back to top