Hunanasesiad: Cyflogwyr: Pwt o gyngor i gynorthwyo gyda Hunanasesiad  
  Cynnwys
Pwt o gyngor i gynorthwyo gyda Hunanasesiad

Yn ystod ymgynghoriadau a phrofi, a fu'n brif ran o ddatblygiad Hunanasesiad, mae sawl cyflogwr wedi gwneud awgrymiadau ac wedi gofyn am gyngor ynglyn ag ymdopi â'r rheolau. Un o'r awgrymiadau - gan gyflogwyr a gymerodd ran wrth brofi'r system - oedd y dylem gyhoeddi cyngor i gyflogwyr: felly penderfynwyd gwneud hynny!

Mae'n debyg bod yr wybodaeth hon yn fwyaf defnyddiol i staff sy'n rhedeg Swyddfeydd Cyflogres i gyflogwyr gyda nifer go fawr o gyflogeion - ond mae peth o'r deunydd yn berthnasol i unrhyw gyflogwr.

Gobeithio y bydd yr wybodaeth hon yn:

  • cynorthwyo cyflogwyr i reoli'r newidiadau a gyflwynwyd gan Hunanasesiad o ran eu rhwymedigaethau statudol
  • cynorthwyo'r cyflogwyr hynny sydd am helpu eu cyflogeion gydag ymholiadau ynglyn ag ochr gyflogaeth treth. Nid oes rheidrwydd ar gyflogwyr i gynorthwyo eu cyflogeion yn y ffordd hon, ond gall y cynghorion hyn fod o ddefnydd i'r rheiny sydd am wneud hynny.

Mae tipyn o'r cyngor yn golygu cysylltu â chyflogeion, ac rydym wedi cynhyrchu adran ar ddylunio ffurflenni ac arweiniad i gyflogai ynghyd ag ychydig o destun parod y gallwch ei ddefnyddio.

Darparu manylion cyflog a threth i cyflogeion

P45 a P160
Mae pedair rhan i'r P45 a dwy rhan i'r P160. Mae'r cyflogai yn cadw Rhan 1A pob un o'r ffurflenni hyn. Pan fyddwch yn derbyn P45 gan gyflogai newydd, gwnewch yn siwr eich bod yn dychwelyd unrhyw Ran 1A a roddir i chi gyda Rhannau 2 a 3 er mwyn osgoi cais amdano yn ddiweddarach.

P60
Mae dyddiad cau ar gyfer rhoi P60 i gyflogai yn y swydd ar 5 Ebrill. Y dyddiad cau yw 31 Mai. Cofiwch, nid oes rhaid i chi brofi eich bod wedi rhoi P60 iddynt. (Bydd Cyllid y Wlad yn mabwysiadu ymagwedd ymarferol i ddatrys yr achosion prin hynny pan fydd anghydfod yn codi).

Os ydych yn defnyddio eich dyluniad eich hun o'r P60 mae'n bosib y gallwch gynnwys newidiadau sy'n ei gwneud hi'n haws i gyflogeion sy'n derbyn ffurflenni treth adnabod y ffigurau y mae'n rhaid iddynt eu nodi ar eu ffurflen. Os yw'n hawdd iddynt adnabod yr wybodaeth, ni fydd rhaid i Swyddfa'r Gyflogres ddelio â chymaint o ymholiadau. Efallai y byddwch am arbrofi ffurflenni ac arweiniad enghreifftiol gyda rhai o'ch cyflogeion. A chofiwch fod rhaid i ffurflenni P60 amnewid gael eu cymeradwyo gan

Cyllid y Wlad
BS Forms and Information Delivery
Melbourne House
Aldwych
Llundain WC2B 4LL.

Edrychwch ar 'Pwt o Gyngor ar ddyluniad a chynnwys ffurflenni amnewid a gwybodaeth i staff' i gael cyngor ar ddyluniad ac arweiniad sy'n ceisio eich helpu chi i gynhyrchu gwybodaeth i gyflogeion sy'n cyfateb â'r ffurflen dreth Hunanasesiad.

Manylion cyflog a threth dyblyg

Rhaid i bob cyflogai dan y gyfraith gadw cofnodion i'w cynorthwyo i gwblhau ffurflen dreth os byddant yn derbyn un. Am wybodaeth bellach ynglyn â chadw cofnodion edrychwch ar SA/BK4 - Hunanasesiad - Canllaw cyffredinol ar gadw cofnodion.

Mae'n rhaid iddynt eu cadw am tua dwy flynedd ar ôl diwedd y flwyddyn dreth y maen nhw'n cyfeirio ati. Ond bydd cyflogeion yn aml yn dod i Swyddfeydd Cyflogres am fanylion dyblyg. Efallai y byddwch am:

  • ystyried eich polisi ar ddarparu manylion cyflog a threth dyblyg. Ni ddylech byth roi P45 dyblyg. Os ydych yn barod i roi manylion P45 a P60 dyblyg, mae'n well gwneud hyn trwy lythyr
  • atgoffa gweithwyr i gadw eu P60 trwy roi neges ar y P60 ac ar adegau addas eraill
  • eu hannog i gadw slipiau talu (yn enwedig yr un olaf yn y gyflogaeth neu'r un olaf yn y flwyddyn dreth) felly os ydynt yn colli eu P45 neu P60 bydd yr wybodaeth angenrheidiol ganddynt o hyd
  • defnyddio'r logo 'Cofiwch ei Gadw' i'w gwneud hi'n haws i gyflogeion sylweddoli beth fydd ei angen arnynt os ydynt yn derbyn ffurflen dreth. Cliciwch yma i ddadlwytho'r logo.

Darparu manylion treuliau a buddiannau i Gyllid y Wlad a chyflogeion

Y ffordd orau i fynd ati yw rhoi'r holl wybodaeth angenrheidiol ynglyn â threuliau a buddiannau (gan gynnwys manylion FPCS) ar un darn o bapur i bob cyflogai. Trwy wneud hyn dylech osgoi unrhyw ymholiadau gan gyflogeion a allai fel arall fod yn ansicr os ydynt wedi derbyn yr holl wybodaeth.

Gall cyfrifiaduron wneud hyn yn haws, er y gallai olygu newidiadau i'r system a'r gweithdrefnau - yn arbennig i gyflogeion sydd â swyddfeydd mewn sawl man.

Efallai mai'r dull mwyaf effeithlon i gyflogwyr yw rhoi manylion P11D i Gyllid y Wlad ac i gyflogeion yn yr un ffurf. (Rhaid i Gyllid y Wlad gytuno ar ffurfiau ansafonol ar gyfer darparu gwybodaeth P11D, felly cysylltwch â'ch Swyddfa Dreth mewn da bryd os ydych am newid eich ffurf).

Os ydych yn defnyddio eich ffurf eich hun ar gyfer darparu manylion P11D i gyflogeion, efallai y bydd modd i chi gorffori nodweddion dylunio a fydd yn helpu cyflogeion sy'n cael ffurflenni treth i sylwi ar y ffigurau y mae eu hangen arnynt ar gyfer eu ffurflen. Os yw'n haws iddynt adnabod yr wybodaeth, ni fydd rhaid i Swyddfa'r Gyflogres ddelio â chymaint o ymholiadau. Efallai y byddwch am arbrofi eich ffurflenni ac arweiniad enghreifftiol gyda rhai o'ch cyflogeion.

I gael cyngor dylunio ac arweiniad ar gyfer gwybodaeth P11D ar gyfer cyflogeion gweler 'Pwt o gyngor ar ddyluniad a chynnwys ffurflenni amnewid a gwybodaeth i staff'.

Goddefebau a Chytundebau Setliad TWE

Nid oes rheidrwydd ar gyflogwyr i ddweud wrth gyflogeion am Oddefebau neu Gytundebau Setliad TWE sy'n effeithio arnyn nhw. Ond os nad ydynt yn gwneud hyn, mae'n bosib na fydd cyflogeion yn deall pam nad yw rhywbeth wedi ymddangos ar eu manylion P11D (neu pam na chawsant P11D o gwbl), a gallant holi Swyddfa'r Gyflogres ynglyn â hyn.

Mae barn gymysg ynglyn â'r ffordd orau i roi'r wybodaeth i'r gyflogeion dan sylw. Mae'n ymddangos bod hyn yn dibynnu ar beth gafodd ei gynnwys yn y trefniant, pa gyflogeion a faint o gyflogeion a dderbyniodd yr eitem, ac ati. Y prif awgrymiadau eraill fu:

  • cyhoeddi (e.e. yn y cylchgrawn mewnol neu'r llawlyfr staff) manylion llawn am yr oddefeb a'r eitemau Cytundeb Setliad TWE, a rhoi digon o wybodaeth er mwyn i gyflogeion allu adnabod pa eitemau sy'n berthnasol iddyn nhw
  • rhoi rhybudd preifat i bob aelod o staff o'r eitemau sy'n berthnasol iddyn nhw. Gellid gwneud hyn:
  • gyda'r P11D
  • adeg penodi/pan ddefnyddir yr oddefeb neu'r Cytundeb Setliad TWE am y tro cyntaf.

Yr angen am gyfathrebu mewnol da - Gofalu am y Swyddfa Rhestr Gyflogau

Mae Swyddfeydd Cyflogres yn derbyn gwybodaeth o sawl ffynhonnell e.e. safleoedd a ddatganolwyd a gweithwyr unigol. Mae angen iddynt ei hanfon i amrywiaeth o bobl e.e. Cyllid y Wlad a chyflogeion. Mae cyfathrebu da o fewn y busnes yn allweddol i lwyddiant Swyddfa'r Gyflogres. Er enghraifft:

  • gwnewch yn siwr bod y staff sy'n darparu gwybodaeth o systemau'r cyflogwr yn gwybod beth, pryd a sut y dylid anfon y manylion ac i bwy i'w hanfon. A gwnewch yn siwr bod cyfrifoldeb clir gan rywun dros sicrhau bod hyn yn cael ei wneud
  • gwnewch yn siwr bod cyflogeion yn gwybod pa ffurflenni i'w defnyddio i roi gwybodaeth (e.e. ar gyfer hawlio treuliau neu filltiroedd busnes), erbyn pryd, i bwy a gyda pha fanylion y dylid eu cyflwyno
  • gwnewch yn siwr bod y ffurflenni mewnol a ddefnyddiwch yn rhoi'r holl wybodaeth y mae ei hangen arnoch. Os oes system gyfrifiadurol gennych, gwnewch yn siwr bod eich ffurflenni yn gofyn am wybodaeth ar ffurf sy'n hawdd i'w fwydo i unrhyw system gyfrifiadurol sydd gennych. Os ydych yn cyfrifo cyfwerth y buddiannau mewn arian parod, â llaw, gwnewch yn siwr bod modd bwydo'r manylion ar eich ffurflen yn hawdd i daflenni gwaith Cyllid y Wlad ar gyfer cyfrifo'r cyfwerth mewn arian parod.

Mae nifer o gyflogwyr yn ystyried bod ateb rhai ymholiadau gan gyflogeion am eu materion treth yn rhan naturiol o'u rôl. Ond yn gyffredinol maen nhw'n awyddus i leihau'r galw ar Adran y Gyflogres am y gwasanaeth hwn. Efallai y byddwch am:

  • wneud yn siwr bod cyflogeion yn gwybod ble i fynd am arweiniad ysgrifenedig ar y systemau ar gyfer delio â threuliau a buddiannau. Oes gwybodaeth gyfoes a defnyddiol yn y llawlyfr staff?
  • gwneud yn siwr bod cyflogeion yn gwybod pa gwestiynau y mae Swyddfa'r Gyflogres yn barod i'w hateb a pha rai nad ydynt yn barod i'w hateb. A ydynt yn gwybod pa gwestiynau i'w cyfeirio at rannau eraill o'r busnes e.e. i'r Adran Bersonél?
  • annog cyflogeion i gysylltu â'u Swyddfa Cyllid y Wlad; rhowch y rhif ffôn a'r cyfeirnod iddynt a dywedwch wrthynt i gael eu rhif Yswiriant Gwladol wrth law. Dylech eu sicrhau bod staff Cyllid y Wlad yno i helpu.

Er mwyn lleihau nifer yr ymholiadau i Swyddfa'r Gyflogres, efallai y bydd cyflogwyr am achub y blaen a:

  • rhoi gwybodaeth sylfaenol i gyflogeion am Hunanasesiad a newidiadau cysylltiedig. Er enghraifft, gwybodaeth am gadw cofnodion a beth yw Hunanasesiad, ac a yw'n debygol o fod yn berthnasol iddyn nhw. Mae'r deunydd yn 'Esbonio Hunanasesiad: ychydig o destun y gall cyflogwyr ei ddefnyddio ar gyfer cyflogeion' yn darparu gwybodaeth barod a allai fod yn ddefnyddiol
  • dweud wrth gyflogeion pryd y byddant yn cael ffurflenni a gwybodaeth o Swyddfa'r GYflogres, a ble i fynd am arweiniad ynglyn â sut mae'ch systemau mewnol yn gweithio.

Edrychwch ar 'Pwt o Gyngor ar ddyluniad a chynnwys ffurflenni eraill a gwybodaeth i staff'

Cael cymorth gan Gyllid y Wlad
   
Hafan
   Brig  |  Dewislen